1

Maak online formulieren in plaats van papieren enquêtes of vragenlijsten

Maak en distribueer met Formulieren gemakkelijk binnen enkele minuten online formulieren voor reacties op uitnodigingen, hardwareverzoeken, vrijwilligersaanmeldingen en meer. Nadat u een formulier heeft verzonden, kunt u in realtime de reacties bijhouden in Spreadsheets. Vervolgens kunt u de resultaten samenvatten in een diagram of grafiek via de functie Verkennen.

2

Houd belangrijke planningen en deadlines bij

Houd taken bij door een online projectplanning te maken in Spreadsheets. Maak een lijst met taken en wijs ze toe aan teamleden. Iedereen kan de takenlijst in realtime updaten zonder eerst alle e-mailupdates van anderen te moeten doorlezen. Gebruik vervolgens Agenda om een online teamagenda te maken waartoe iedereen toegang heeft en die teamleden kunnen openen en updaten wanneer planningen of deadlines worden gewijzigd. Wanneer u teamvergaderingen plant in Agenda, kunt u de projectplanning als bijlage toevoegen aan de afspraak en iedereen voorafgaand aan de vergadering om een update vragen.

3

Maak, bewaar en deel content online in plaats van deze af te drukken

Bewaar en beheer afbeeldingen, video's, pdf's en andere bestanden in Drive. Drive wordt gesynchroniseerd met de cloud, zodat iedereen altijd over de meest recente content beschikt. Met de functies voor delen en het verlenen van rechten in Drive kunt u eenvoudig en veilig samenwerken met zowel interne teams als externe partners.

U kunt rechtstreeks vanuit uw browservenster nieuwe documenten maken. In plaats van grote hoeveelheden hand-outs af te drukken voor uw volgende trainingssessie, kunt u de hand-out online schrijven en delen in Documenten. U kunt ook grafieken en presentaties online delen in Spreadsheets of Presentaties. Iedereen kan op zijn computer, tablet of telefoon de nieuwste versie bekijken en in realtime feedback toevoegen.

4

Maak een digitaal prikbord

Wilt u aankondigingen, geplande evenementen of de nieuwste projectontwikkelingen met uw team delen? U hoeft deze informatie niet af te drukken en op een prikbord te hangen. Gebruik Discussiegroepen om een mailinglijst te maken die dienst doet als virtueel prikbord, zodat iedereen uw bericht rechtstreeks in zijn inbox ontvangt.

5

Brainstorm en geef online feedback

Input op uw werk krijgen kan moeilijk zijn met grote teams en meerdere afgedrukte conceptversies. Zo wordt het lastig om bestanden goed te controleren en te delen. Maak uw bestanden online in Documenten, Spreadsheets en Presentaties en deel ze vervolgens met teamleden en andere belanghebbenden om gerichte suggesties te ontvangen.

6

Deel bronnen met uw team via een interne website

Het kan veel tijd kosten om bestanden goed bij te houden, vooral als u met internationale teams werkt. Bewaar alle bestanden centraal op één plaats met Sites. Nu kan iedereen binnen uw organisatie (ongeacht de werklocatie) gebruikmaken van de nieuwste bronnen.

7

Houd conceptversies bij elkaar in één bestand en zet op elk gewenst moment eerdere versies terug

Wanneer u aan video's, afbeeldingen, pdf's en andere bestanden werkt, wilt u wellicht meerdere conceptversies bewaren ter referentie. In Drive kunt u alle conceptversies opslaan in één bestand om overzicht te houden. U kunt altijd eerdere versies terugzetten wanneer dat nodig is.

Als u nieuwe items maakt in Documenten, Spreadsheets of Presentaties, worden alle conceptversies automatisch opgeslagen in hetzelfde bestand. Gebruik de revisiegeschiedenis om de wijzigingen te bekijken en desgewenst eerdere versies terug te zetten.

8

Scan fysieke documenten terwijl u onderweg bent en sla ze online op

In plaats van papieren bonnetjes of documenten te bewaren, kunt u ze scannen via de Drive-app op uw mobiele telefoon. Zo kunt u in een handomdraai pdf's maken van uw transacties en deze overzichtelijk bijhouden.

9

Verzend een pdf-versie van uw document of spreadsheet

Pdf-bestanden zijn gemakkelijk te downloaden en te openen in bestaande programma's, maar als u ze wilt updaten, moet u vaak meerdere versies van hetzelfde bestand maken en delen. In plaats van bestanden telkens om te zetten naar pdf, kunt u een link verzenden naar een pdf-versie van uw bestand in Documenten of Spreadsheets. Wanneer u het bronbestand bijwerkt, hoeft u niet telkens nieuwe bestanden te maken of de link te updaten die u al heeft gedeeld: uw team opent automatisch een pdf van de nieuwste versie.

10

Train nieuwe medewerkers altijd en overal

Heeft u medewerkers op verschillende locaties die regelmatig moeten worden bijgeschoold? Wilt u de kosten voor training op locatie en het afdrukken van lesmateriaal beperken? Gebruik Hangouts om over de hele wereld virtuele trainingen uit te voeren en tijd en reiskosten te besparen. Gebruik vervolgens Sites om een webpagina te maken met alle informatie over inwerken en training zodat medewerkers belangrijk referentiemateriaal snel op één plaats kunnen terugvinden.