1

Gebruik slimmere onderwerpen in uw e-mails

Gmail groepeert e-mails met hetzelfde onderwerp bij elkaar in e-mailgesprekken. Gebruik een onderwerp dat als effectieve kopregel voor uw bericht kan dienen, zodat de juiste berichten worden samengevoegd en deze gemakkelijker terug te vinden zijn. Overweeg actiewoorden op te nemen in het onderwerp, zodat het duidelijk is wat mensen moeten doen. Als het onderwerp later verandert, kunt u de onderwerpregel aanpassen. Op die manier worden niet-gerelateerde berichten niet samengevoegd in uw inbox.

2

Ga zorgvuldig om met e-mailontvangers

Wilt u een bericht naar een mailinglijst sturen? Bedenk of het nodig is dat iedereen in de groep het bericht ontvangt, en leg aan het begin van het bericht uit waarom u het naar die groep stuurt. Als u van sommige ontvangers geen reactie verwacht, gebruikt u de Cc- of Bcc-velden in Gmail om hen op de hoogte te houden.

3

Maak duidelijk wanneer u iemand toevoegt of verwijdert in een e-mailgesprek

Wanneer u e-mailgesprekken met grote groepen mensen voert, is het soms lastig bij te houden wanneer iemand wordt toegevoegd aan of verwijderd uit het e-mailgesprek. Gebruik in Gmail het plusteken (+) of minteken (-) wanneer u mensen toevoegt aan of verwijdert uit een gesprek. Typ bijvoorbeeld '+Bart' aan het begin van het bericht wanneer u hem aan het gesprek toevoegt om iedereen te laten weten dat hij het gesprek nu ook volgt. Als u het gesprek later wilt beperken tot een kleinere groep, kunt u mensen laten weten dat u anderen verwijdert door '-Bart' te typen. Nu weet iedereen wie deel uitmaakt van het gesprek.

4

Verberg irrelevante e-mailgesprekken

Komt een gesprek dat u niet meer interesseert steeds weer terug in uw inbox? U kunt gesprekken negeren in Gmail zodat ze niet worden weergegeven in uw inbox, maar meteen worden gearchiveerd. Als een nieuw bericht in het gesprek alleen aan u is gericht of als uw naam in een nieuw bericht wordt toegevoegd aan de velden Aan of Cc, wordt het gesprek wel in uw inbox weergegeven. Zo kunt u zich beter richten op de e-mails die echt belangrijk zijn.

5

Bespreek dingen via video of chat in plaats van via e-mail

Als een e-mailgesprek lang of verwarrend begint te worden, is het soms makkelijker om elkaar persoonlijk te spreken. Start een videogesprek via Hangouts om rechtstreekse gesprekken te voeren met mensen overal ter wereld. Als u gewoon snel een 'Ja' of 'Nee' wilt horen, kunt u de chatfunctie van Hangouts gebruiken.

6

Deel in realtime en werk samen met anderen

Mis geen minuut van de brainstormsessie in uw volgende vergadering. Werk in realtime samen via een Hangout. Gebruik Documenten om een sjabloon te maken voor uw brainstormnotities, deel dit met uw team en deel de link vervolgens via de chatfunctie van Hangouts. Iedereen kan zijn ideeën aan de notities toevoegen zodra deze ter sprake komen tijdens het gesprek.

7

Plan een vergadering met e-mailontvangers rechtstreeks vanuit uw inbox

Als te veel mensen betrokken zijn bij een e-mailgesprek, kan een vergadering een effectieve manier zijn om de discussie af te ronden. Met Gmail kunt u een vergadering rechtstreeks vanuit uw inbox plannen. De afspraak bevat automatisch het e-mailonderwerp als de titel, berichten uit de e-mail als beschrijving en de mensen in het e-mailgesprek als deelnemers.

8

Haal verzonden berichten gemakkelijk terug

Heeft u een typefout in uw e-mail gemaakt? Bent u een ontvanger vergeten? Bent u van gedachten veranderd over het verzenden van een bericht? U kunt een zojuist verzonden bericht binnen 30 seconden terughalen door de functie 'Verzenden ongedaan maken' van Gmail in te schakelen.

9

Voeg te bespreken bestanden als bijlage toe aan e-mails

Wilt u iets uitleggen wat u niet goed kunt overbrengen in een e-mail? Voeg bijlagen aan uw berichten toe. Met Gmail kunt u bestanden van maximaal 25 MB bijvoegen. Als u bestanden tot 30 GB wilt toevoegen, zoals video's en ontwerpbestanden, voegt u in plaats van bijlagen Drive-bestanden in.

10

Bespaar tijd: stuur grote groepen mensen berichten via één e-mailadres

Als u regelmatig dezelfde groep mensen e-mails stuurt over een project of onderwerp, kunt u tijd besparen door een groep te maken in Discussiegroepen. Gebruik het e-mailadres van de groep om iedereen in één keer informatie te sturen of bestanden met mensen te delen. Zo kunt u sneller en gemakkelijker de juiste mensen op de hoogte houden.