Wat kunt u allemaal doen met Agenda?

Met Google Agenda kunt u snel vergaderingen en afspraken plannen en herinneringen ontvangen over geplande activiteiten, zodat u altijd weet wat u te wachten staat. Agenda is ontworpen voor gebruik door teams. U kunt uw planning dus gemakkelijk delen met anderen en meerdere agenda's maken die u en uw team samen kunnen gebruiken.

Wat u nodig heeft:

G Suite-account

10 minuten

Stapt u over vanuit een ander agendaprogramma? Bekijk dan ook Overstappen van Microsoft Outlook naar Google Agenda of Overstappen van IBM Notes Agenda naar Google Agenda.

Opmerking: Als uw beheerder uw oude agenda nog niet voor u heeft overgezet, is het een goed idee uw oude agenda te importeren voordat u uw training start.

Wat u kunt doen met Google Agenda
1

Afspraken plannen

U kunt in Agenda gemakkelijk eenmalige activiteiten zoals conferenties plannen, maar ook terugkerende afspraken zoals personeelsvergaderingen. Wanneer u een uitnodiging ontvangt voor een afspraak die iemand anders heeft gemaakt, kunt u iedereen met één klik laten weten of u deelneemt.

In dit gedeelte:

1.1

Een afspraak maken

Een afspraak maken in Agenda:

  1. Ga naar calendar.google.com.
  2. Klik op MAKEN.
Een afspraak maken
1.2

Mensen uitnodigen en ruimten en bronnen reserveren

Mensen uitnodigen voor uw afspraak:

  1. Zoek op de pagina Afspraakgegevens het gedeelte Toevoegen en klik op Gasten.

  2. Typ de eerste paar letters van de naam of het e-mailadres van een persoon in het vak. Overeenkomende adressen uit de adressenlijst van uw organisatie worden weergegeven terwijl u typt.

  3. Klik op een van de suggesties om die persoon aan de afspraak toe te voegen. Als er geen suggesties worden weergegeven, typt u het volledige e-mailadres van uw gast en klikt u op Toevoegen.

U kunt zelfs het adres van een mailinglijst uit Google Discussiegroepen toevoegen om in één keer een grote groep mensen uit te nodigen, zoals uw hele team (bijvoorbeeld: marketing@solarmora.com) of de hele organisatie (bijvoorbeeld: iedereen@solarmora.com).

Ruimten en bronnen* reserveren voor uw afspraak:

  1. Zoek op de pagina Afspraakgegevens het gedeelte Toevoegen en klik op Ruimten enz..

  2. (Optioneel) Als u alleen beschikbare bronnen wilt bekijken, vinkt u Alleen beschikbare items weergeven aan.

  3. Begin de naam van de ruimte of bron te typen en klik op een van de suggesties. U kunt ook door de lijst met bronnen bladeren en op Toevoegen klikken naast een beschikbare bron die u wilt inplannen.

*Uw G Suite-beheerder moet eerst Agenda-bronnen instellen voor uw organisatie.

Mensen uitnodigen en ruimten en bronnen reserveren
1.3

Een tijd kiezen voor uw afspraak

Als u een datum en tijd voor uw afspraak wilt kiezen, klikt u op de vakken voor datum en tijd en geeft u op wanneer uw afspraak start en eindigt.

Een terugkerende afspraak instellen, zoals wekelijkse vergaderingen:

  1. Vink Herhalen aan en geef op hoe u uw terugkerende afspraken wilt plannen.

  2. Klik op OPSLAAN.

Als u veel gasten heeft, kunt u snel zien wanneer iedereen beschikbaar is. Klik onder uw gastenlijst op Aanbevolen tijden om een lijst te bekijken met tijden waarop iedereen beschikbaar is. U kunt ook op het tabblad Tijdstip zoeken klikken om de agenda's van uw gasten over elkaar heen te leggen en vervolgens een tijd kiezen waarop niemand iets anders heeft gepland.

Een tijd kiezen voor uw afspraak
1.4

Afspraken opslaan en updaten

Uw afspraak opslaan zodra u alle gegevens heeft opgegeven:

  1. Klik op OPSLAAN.

  2. Klik in de pop-up op Verzenden om gasten een e-mail te sturen, of klik op Niet verzenden als u op dit moment geen melding naar gasten wilt sturen.

Bestaande afspraken updaten:

  1. Klik op de afspraak in uw agenda.

  2. Klik op Afspraak bewerken om wijzigingen aan te brengen. U kunt bijvoorbeeld de tijd updaten of meer gasten uitnodigen. U kunt ook zien welke gasten uw uitnodiging hebben geaccepteerd.

  3. Klik op OPSLAAN.

Afspraken opslaan en updaten
1.5

Reageren op uitnodigingen

Wanneer u een uitnodiging voor een afspraak ontvangt, wordt de afspraak weergegeven in uw agenda.

Reageren op een uitnodiging vanuit Agenda:

  1. Klik in het agendaraster op de afspraak.

  2. Selecteer uw reactie in het dialoogvenster. Als u een korte opmerking aan uw reactie wilt toevoegen, klikt u op Meer informatie, selecteert u uw reactie, typt u uw opmerking en klikt u op Opslaan.

  3. U kunt uw reactie op elk gewenst moment wijzigen door op Meer informatie > Een opmerking toevoegen of uw reactie wijzigen te klikken.

U ontvangt ook een uitnodiging per e-mail. Als u Gmail gebruikt, kunt u op de uitnodiging reageren door in uw berichtenlijst op Reageren te klikken. U kunt ook op een van de reactieopties in het bericht klikken.

Reageren op uitnodigingen
1.6

Verwijderde afspraken bekijken en herstellen

U kunt een afspraak herstellen die u per ongeluk heeft verwijderd, of verwijderde afspraken definitief wissen.

Verwijderde afspraken bekijken en herstellen*:

  1. Open in Agenda de lijst Mijn agenda's.
  2. Plaats de muisaanwijzer op uw agenda en klik naast de naam op Dropdown-pijl voor Agenda > Prullenbak.
  3. Vink het selectievakje aan naast de afspraak die u wilt wijzigen en kies een van de volgende opties:
    • Als u de verwijderde afspraak wilt herstellen, selecteert u Geselecteerde afspraken herstellen.
    • Als u de afspraak definitief wilt verwijderen, klikt u op Definitief verwijderen.
  4. (Optioneel) Als u alle afspraken in de prullenbak wilt verwijderen, klikt u op Prullenbak leegmaken.

*Als u verwijderde afspraken wilt bekijken en beheren voor andere agenda's, moet u beschikken over het recht 'Wijzigingen aanbrengen in afspraken' of 'Wijzigingen aanbrengen EN toegang beheren' voor de betreffende agenda's.

Opmerking: Verwijderde afspraken blijven 30 dagen in de prullenbak van een agenda staan.

2

Afspraakherinneringen toevoegen

Stel meldingen in om te zorgen dat u afspraken niet vergeet. U kunt herinneringen over uw afspraken ontvangen in uw e-mail of op uw telefoon of computer.

In dit gedeelte:

2.1

Standaardinstellingen voor meldingen opgeven

  1. Klik op en selecteer Instellingen.

  2. Klik bovenaan op het tabblad Agenda's.

  3. Klik naast de naam van de agenda op Meldingen bewerken.

  4. Kies hoe en wanneer u meldingen wilt ontvangen over verschillende afspraken en updates.

  5. Klik op OPSLAAN.

Standaardinstellingen voor meldingen opgeven
2.2

Meldingen voor een specifieke afspraak toevoegen of wijzigen

Heeft u wat extra tijd nodig om u voor te bereiden op een belangrijke afspraak? Of heeft u achteraf toch geen herinnering nodig voor een activiteit? Dan hoeft u uw standaardinstellingen voor meldingen niet aan te passen. U kunt gewoon herinneringen toevoegen of updaten voor die specifieke afspraak:

  1. Klik op de afspraak in uw agenda en klik op Afspraak bewerken (voor afspraken zonder gasten) of Meer informatie (voor afspraken met meerdere gasten).

  2. Kies in het gedeelte Meldingen hoe u herinneringen over de afspraak wilt ontvangen.

  3. (Optioneel) Als u meerdere meldingen wilt toevoegen, klikt u op Een melding toevoegen.

  4. (Optioneel) Als u een melding wilt verwijderen, klikt u op naast de melding die u wilt verwijderen.

  5. Klik op OPSLAAN.

Meldingen voor een specifieke afspraak toevoegen of wijzigen
3

Delen en weergeven

Deel uw agenda met collega's, familie en vrienden zodat mensen gemakkelijk kunnen zien wanneer u beschikbaar bent. U kunt zelf ook de agenda's van anderen bekijken om te zien wanneer zij beschikbaar zijn.

In dit gedeelte:

3.1

Uw agenda delen

Kiezen met wie u uw agenda wilt delen en hoeveel andere mensen kunnen bekijken:

  1. Klik op Dropdown-pijl voor Agenda naast de naam van de agenda.

  2. Klik op Deze agenda delen.

  3. Geef e-mailadressen op en stel rechten in voor mensen met wie u uw agenda wilt delen.

  4. Klik op Opslaan.

Uw agenda delen

Uw agenda delen met mensen die Google Agenda niet gebruiken:

  1. Klik op Dropdown-pijl voor Agenda naast de naam van de agenda.

  2. Klik op Agenda-instellingen.

  3. Scrol naar Adres voor agenda en klik op een van de opties om een link te bekijken die u kunt delen. Als u bijvoorbeeld iemand uw agenda wilt laten bekijken, ongeacht in welke webbrowser, klikt u op en deelt u de URL die in de pop-up wordt weergegeven.

  4. Klik op OK > Opslaan.

Uw agenda delen
3.2

De agenda's van anderen bekijken

Vraagt u zich af of iemand beschikbaar is om met u af te spreken?

De agenda's van anderen bekijken:

  1. Begin bij Andere agenda's de naam of het adres van de persoon te typen in het vak De agenda van een collega toevoegen.

  2. De persoon selecteren in de lijst:

    • Als de betreffende persoon zijn agenda met u heeft gedeeld, wordt deze weergegeven in de lijst Andere agenda's. De afspraken van deze persoon worden ook weergegeven in uw agenda.
    • Als deze persoon zijn agenda niet heeft gedeeld of geen gebruik maakt van Google Agenda, wordt er een dialoogvenster weergegeven. Vul uw verzoek in en klik op Uitnodiging verzenden.
  3. Klik op het vakje links naast de naam van een persoon in de lijst Andere agenda's om de afspraken van die persoon weer te geven of te verbergen in uw agenda. Plan snel afspraken door de beschikbaarheid van uw collega's te controleren of door hun agenda's gelaagd weer te geven in één weergave.

Wanneer u klaar bent met het bekijken van de agenda's van anderen en u uw eigen agenda weer wilt bekijken, klikt u op naast uw agenda en selecteert u Alleen deze agenda weergeven.

De agenda's van anderen bekijken
4

Een teamagenda maken

Naast uw eigen agenda kunt u andere agenda's maken om planningen bij te houden en projecten te beheren. U kunt bijvoorbeeld een teamagenda maken om informatie bij te houden, zoals teamleden, vakantieplanningen en datums van zakenreizen. Zodra u de beschikbaarheid van iedereen in één agenda kunt bekijken, kunt u eenvoudig het volgende doen:

  • Zien wie op kantoor is als u vragen heeft of met iemand wilt spreken.
  • Afspraken en vergaderingen met het hele team plannen.
  • Taken en projecten toewijzen op basis van de beschikbaarheid van mensen.

In dit gedeelte:

4.1

Een teamagenda maken

Een teamagenda maken:

  1. Klik op naast Mijn agenda's en selecteer Nieuwe agenda maken.

  2. Geef de agenda een naam, geef uw tijdzone op en voeg een beschrijving toe zodat uw team weet wat het doel van deze agenda is.

  3. Vink het vakje Deze agenda delen met anderen aan en deel de agenda met iedereen binnen uw organisatie.

  4. Geef afzonderlijke e-mailadressen op van mensen die de agenda mogen aanpassen of beheren en stel hun rechten in.

  5. Klik op Agenda maken.

U kunt met ditzelfde proces zo veel agenda's maken als u wilt.

Een teamagenda maken
5

Aanpassen

Nu u weet hoe u de basisfuncties van uw agenda gebruikt, kunt u uw agenda verder aanpassen zodat deze bij de manier past waarop u werkt.

In dit gedeelte:

5.1

Uw agendaweergave kiezen

U kunt kiezen hoeveel dagen er tegelijk in uw agendaweergave worden weergegeven. U kunt ook een andere agendaweergave kiezen om een lijst met uw afspraken te bekijken. Selecteer de gewenste optie in de bovenhoek van uw agenda.

Uw agendaweergave kiezen
5.2

Uw afspraakkleuren wijzigen

Als u de afspraakkleuren wijzigt, kunt u beter onderscheid maken tussen verschillende agenda's wanneer u meerdere agenda's in hetzelfde venster weergeeft.

De kleur wijzigen van afspraken in uw agenda's of de agenda's van anderen:

  1. Klik naast de agendanaam op .

  2. Selecteer de gewenste kleur uit het kleurenpalet.

Uw afspraakkleuren wijzigen

Volgende stappen

Nu uitproberen

Meer training volgen

Voeg bijlagen aan uw afspraken toe, stel kantooruren in waarop anderen afspraken kunnen maken, maak teamagenda's en meer.

Tips voor Agenda bekijken