Bestanden delen via Drive

Als beheerder kunt u Google Drive gebruiken om de bestanden van uw organisatie te beheren, te ordenen en te delen, allemaal op één centrale plaats. Als u geen beheerder bent, kunt u een vergelijkbare Drive-opslagplaats instellen voor uw team. Nadat u het delen van bestanden in Drive heeft ingesteld (een 'bestandsshare'), kunnen teamleden documenten efficiënt vinden, opslaan en delen in een georganiseerde mappenstructuur.

Opmerking: Als u een bestandsshare instelt voor uw organisatie, moet u een account gebruiken dat u vertrouwt. Dit kan bijvoorbeeld uw beheerdersaccount zijn of een Google-account dat u hier specifiek voor heeft gemaakt, zoals bedrijfsdrive@solarmora.org. Aangezien dit account de eigenaar wordt van het bestandssysteem van uw bedrijf, kunt u het beste aanvullende beveiligingsmaatregelen instellen, zoals authenticatie in twee stappen. In dit voorbeeld gebruiken we het beheerdersaccount van het fictieve bedrijf Solarmora.

We raden deze opzet aan voor organisaties met maximaal 200 werknemers die gebruikmaken van eenvoudige machtigingen voor delen. Als uw organisatie meer dan 200 werknemers heeft, kunnen zich vertragingen voordoen, vooral als de deelstructuur een groot aantal documenten bevat (meer dan tienduizend) of als er veel submappen zijn.

Organisaties met meer dan 200 werknemers kunnen nog steeds de volgende opzet gebruiken voor het opslaan en zoeken van documenten. Voor grote organisaties werkt deze opzet echter het beste als de deelstructuur statisch is of weinig activiteit vertoont, vier of minder submapniveaus bevat en eenvoudige rechten voor delen gebruikt.

Wat u nodig heeft:

G Suite-account

20 minuten

Beheerdersconsole (Optioneel) Beheerderstoegang om de deelstructuur voor uw volledige organisatie in te stellen

1

Een centrale opslagplaats maken

1.1

Een map op hoofdniveau maken

De map op het hoogste niveau in Drive werkt als een map 'Mijn documenten' voor uw hele organisatie. Het beheer en onderhoud van de documenten van uw organisatie worden zo eenvoudiger.

Een map op hoofdniveau maken voor uw organisatie:

  1. Ga naar Drive.

  2. Log in met uw e-mailadres (gebruikersnaam@uwdomein.nl) en wachtwoord (als u dit nog niet heeft gedaan).

  3. Klik op NIEUW en selecteer Map.

  4. Geef een naam op voor de map (zoals Bedrijfs-Drive) en klik op Maken. Uw nieuwe map wordt weergegeven in Mijn schijf.

Een map op hoofdniveau maken
1.2

Submappen maken voor elke afdeling

Nu u een centrale opslagplaats heeft voor alle bestanden van uw organisatie, kunt u mappen gaan maken voor elk team of elke afdeling. In dit voorbeeld maken we een submap binnen de map op het hoogste niveau voor de afdeling Marketing.

  1. Open de map op het hoogste niveau.

  2. Klik op NIEUW en selecteer Map.

  3. Geef een naam op voor de map (zoals Marketing) en klik op Maken.

De submap wordt weergegeven in de map op het hoogste niveau.

Maak op dezelfde manier meer submappen voor de rest van de afdelingen of teams in uw organisatie totdat u een mappenstructuur heeft voor uw hele organisatie.

Submappen maken voor elke afdeling
2.1

Hoe Google Discussiegroepen werkt

Met Google Discussiegroepen kunt u eenvoudig bestanden delen met alle teamleden tegelijk en de toegang tot deze bestanden beheren. Als u vijf leden toevoegt aan een groep zoals 'solarmora-marketing@solarmora.com', kunt u meteen een Drive-map met ze delen door de map te delen met het groepsadres.

Als u nieuwe leden aan een groep toevoegt, krijgen ze automatisch toegang tot content die u eerder met de groep heeft gedeeld.

Zo geldt ook dat als u een lid uit een groep verwijdert, deze persoon niet langer toegang heeft tot content die u met de groep heeft gedeeld.

Hoe Google Discussiegroepen werkt
2.2

Groepen maken voor afdelingen of teams

Een groep maken voor een team of afdeling:

  1. Ga naar groups.google.com.

  2. Als u groepen binnen uw organisatie wilt maken die niet openbaar zijn, klikt u op Mijn groepen > Organisatieweergave schakelen naar uwdomein.nl.

  3. Klik op DISCUSSIEGROEP MAKEN.

  4. Voer de gegevens in voor de groep.

  5. Selecteer E-maillijst als het groepstype.

  6. Selecteer bij 'Selecteren wie kan deelnemen' de optie Alleen genodigde gebruikers.

  7. Klik op MAKEN.

Groepen maken voor afdelingen of teams

Mensen aan een groep toevoegen:

  1. Klik op Mensen uitnodigen deel te nemen aan de groep.

  2. Geef voor elk groepslid een e-mailadres op en voeg een bericht toe.

  3. Klik op Uitnodigingen verzenden.

  4. Klik op Gereed.

U kunt op dezelfde manier meer groepen maken. Zie Aan de slag met Google Discussiegroepen als u meer hulp nodig heeft bij het maken van groepen.

Geen
2.3

De opslagplaats delen met uw organisatie

De map op hoofdniveau delen met weergaverechten voor uw hele organisatie:

  1. Ga naar Drive. Selecteer uw hoofdmap in Mijn schijf.
  2. Klik op Drive-mappen delen.

  3. Klik op Geavanceerd.

  4. Klik bij Wie heeft toegang op Wijzigen.

  5. Selecteer de optie Aan bij Iedereen binnen je organisatie mag vinden en heeft toegang.

  6. Selecteer bij Toegang de optie mogen bewerken.

  7. Klik op Opslaan en vervolgens op Gereed.

De opslagplaats delen met uw organisatie
2.4

Submappen delen met groepen

Als de mappenstructuur en de groepen zijn gemaakt, kunt u nu specificeren wie toegang heeft tot welke submap en deze kan bewerken. U wilt bijvoorbeeld dat de Marketing-groep de Marketing-map en de inhoud daarvan kan beheren.

Een submap delen met een specifieke groep:

  1. Selecteer de submap.

  2. Klik op Drive-mappen delen.

  3. Klik op Geavanceerd.

  4. Geef bij Mensen uitnodigen het groepsmailadres op dat u toegang wilt verlenen en selecteer mogen bewerken.

  5. (Optioneel) Toegang tot rechten voor delen beperken:

    • Selecteer Voorkomen dat bewerkers toegangsmachtigingen wijzigen en nieuwe mensen toevoegen.
    • Klik op Wijzigingen opslaan.
  6. Klik op Verzenden en vervolgens op Gereed.

Submappen delen met groepen
2.5

Hoe toegang tot de deelstructuur werkt

In ons voorbeeld kunnen leden van de Marketing-groep van Solarmora wijzigingen aanbrengen in de Marketing-map en de submappen daarin, bijvoorbeeld door bestanden te bewerken en toe te voegen. Ze kunnen echter geen wijzigingen aanbrengen in de bovenliggende mappen, zoals de Bedrijfs-Drive.

Als iemand met bewerkingstoegang een bestand verwijdert uit de gedeelde Marketing-map, kunnen de persoon die dit bestand oorspronkelijk heeft toegevoegd en de eigenaren van bovenliggende mappen zoals de Bedrijfs-Drive, dat bestand nog steeds vinden door te zoeken. Het bestand wordt echter verwijderd uit de Drive-map van alle andere medewerkers.

U heeft als beheerder de mogelijkheid in alle submappen van de Bedrijfs-Drive bestanden en mappen te bewerken en te verwijderen. Meer informatie over instellingen voor delen.

3

Implementeren in uw organisatie

Nu uw deelstructuur en groepen kunnen worden gebruikt, moet iedereen in uw organisatie op de hoogte worden gebracht. U kunt een e-mail sturen met instructies over hoe iedereen aan de slag kan gaan. Hier vindt u een sjabloon dat u kunt aanpassen.

In dit gedeelte:

3.1

Voorbeeld van e-mailaankondiging

Hier volgt een voorbeeldmail die u kunt aanpassen voor uw organisatie:

Welkom bij Google Drive. Naam van map op hoofdniveau is ingesteld als systeem voor het delen van bestanden binnen onze organisatie. In deze map kunt u handig en gemakkelijk documenten zoeken, opslaan en delen. Alles bevindt zich op één geordende plek in Drive.

Wat u moet doen

  1. Open Drive.
  2. Log in met uw volledige e-mailadres (gebruikersnaam@uwdomein.nl) en wachtwoord.
  3. Klik op Gedeeld met mij.
  4. Dubbelklik op naam van map op hoofdniveau.
  5. Klik op de pijl naast naam van map op hoofdniveau en selecteer Toevoegen aan Mijn schijf.

Naam van map op hoofdniveau wordt nu weergegeven in Mijn schijf. Dubbelklik op naam van map op hoofdniveau, zoek uw afdeling en navigeer door de submappen om de map voor uw team te vinden. Als lid van teamnaam (groepsnaam@uwdomein.nl) kunt u waarschijnlijk al bestanden toevoegen aan en bewerken in de mappen van uw team. Als u snel toegang wilt tot die map, kunt u deze toevoegen aan Mijn schijf op dezelfde manier als waarop u naam van map op hoofdniveau heeft toegevoegd.

Voorbeeld van e-mailaankondiging

Hoe het werkt

Zodra u naam van map op hoofdniveau en eventuele teammappen aan Drive heeft toegevoegd, kunt u bestanden en mappen bewerken in en toevoegen aan de map van uw team. Als u een bestand maakt of opslaat in een teammap, heeft iedereen in uw team er onmiddellijk toegang toe.

Bestanden die u maakt in Mijn schijf (buiten naam van map op hoofdniveau) blijven privé, tenzij u ze expliciet deelt met anderen of ze verplaatst naar een gedeelde teammap. Bezoek het G Suite Informatiecentrum voor meer informatie over het gebruik van Drive.

U kunt nu samen met uw team aan de slag met het maken en opslaan van bestanden in Drive. Neem bij vragen contact met me op.

Met vriendelijke groet,

Naam en contactgegevens beheerder

Volgende stappen

Nu uitproberen

Meer training volgen

Bewerk Microsoft® Office®-documenten zonder Office te installeren, scan documenten en afbeeldingen als pdf's met uw telefoon, verzend grote e-mailbijlagen en meer.

Tips voor Drive bekijken