Dynamische projectplanningen maken met Spreadsheets

Zoekt u een snelle manier om werk te verdelen, taken toe te wijzen, deadlines bij te houden en statusupdates te ontvangen over een project? U kunt projecttaken bijhouden, updaten en hieraan samenwerken met uw team via een gedeelde spreadsheet in Google Spreadsheets.

Dynamische projectplanningen maken met Spreadsheets
1

Uw projectplanning opzetten

Maak eerst uw projectplanning en voeg alle gegevens toe die u van uw team wilt bijhouden.

In dit gedeelte:

1.1

Een projectspreadsheet maken

Een projectspreadsheet maken:

  1. Klik in Google Drive op Nieuw > Google Spreadsheets.

  2. Klik op Naamloze spreadsheet en typ een nieuwe titel voor uw projectplanning.

  3. Voeg kolomkoppen toe. Als u de taken van een project bijhoudt, kunt u bijvoorbeeld kolommen toevoegen voor de verantwoordelijke persoon voor de taak, deadline, status en opmerkingen.

  4. Voeg content toe aan de sheet om de projectplanning bij te houden. Nadat u de sheet heeft gedeeld, kunnen andere mensen ook content toevoegen.

Een projectspreadsheet maken
1.2

Taakbeschrijvingen invoegen

Als u wat meer uitleg wilt geven bij een kolomkop of taak, kunt u een beschrijvende opmerking toevoegen.

  1. Selecteer de kolom of de cellen waaraan u een notitie wilt toevoegen.
  2. Selecteer Invoegen > Notitie.
  3. Typ de beschrijving.
  4. Klik ergens buiten de notitie om deze te sluiten.
Taakbeschrijvingen invoegen
1.3

Keuzes beperken

Als u de mogelijke keuzes in een kolom wilt bewerken, voegt u opties toe waaruit mensen kunnen kiezen. Zo kunt u de opties in de kolom Status beperken tot Niet gestart, Lopend of Voltooid om taken gemakkelijk te kunnen sorteren en bij te houden.

  1. Selecteer de kolom waaraan u de keuzes wilt toevoegen.
  2. Klik op Gegevens > Validatie.
  3. Selecteer naast Criteria de optie Lijst met items.
  4. Geef de mogelijke keuzes op, gescheiden door komma's.
  5. Klik op Opslaan.
  6. (Optioneel) Als u de keuzes wilt bekijken, klikt u op de pijl in een cel in de kolom.
Keuzes beperken
1.4

Voortgangstrackers instellen

Bekijk in één oogopslag hoe uw projecttaken ervoor staan met regels voor conditionele opmaak. U kunt bijvoorbeeld kleuren toevoegen om voltooide taken te laten opvallen tussen taken die nog niet zijn gestart of die lopen.

  1. Selecteer de kolom waarop u de opmaakregels wilt toepassen.

  2. Selecteer Opmaak > Conditionele opmaak.

  3. Stel de gewenste regels in. In dit voorbeeld voegt u een verschillende kleur toe aan taken met de status Voltooid, Niet gestart en Lopend:

    a Selecteer op het tabblad Eén kleur bij Cellen opmaken als de optie Tekst bevat.

    b Typ onder het vak Tekst bevat de tekst Voltooid.

    c Klik bij Opmaakstijl op de lijst om te kiezen of u de achtergrond of tekst een bepaalde kleur wilt geven.

    d (Optioneel) Klik op Tekst of Opvulkleur om een aangepaste tekst- of achtergrondkleur toe te wijzen. U kunt desgewenst een kleur specificeren voor de tekst en een andere kleur voor de achtergrond.

    e (Optioneel) Klik op Nog een regel toevoegen en volg dezelfde stappen om meer regels toe te voegen. Zo kunt u een rode achtergrond instellen voor taken met de status Niet gestart en een oranje achtergrond voor taken met de status Lopend.

    f Klik op Gereed.

Voortgangstrackers instellen
1.5

Meldingen toevoegen

Blijf met e-mailmeldingen op de hoogte van projectupdates en statuswijzigingen. U krijgt een melding wanneer iemand een wijziging aanbrengt in uw projectplanning, wie de wijziging heeft doorgevoerd (en wanneer) en wat er is gewijzigd. U kunt ook kiezen hoe vaak u meldingen wilt ontvangen.

  1. Selecteer in de spreadsheet Extra > Meldingsregels.

  2. Selecteer wanneer en hoe vaak u meldingen wilt ontvangen.

  3. Klik op Opslaan.

  4. Klik op Gereed.

Meldingen toevoegen
2

Samenwerken met uw team

2.1

Essentiële inhoud vergrendelen

Soms zijn er bepaalde inhoudsgedeelten die uw team niet mag bewerken. Vergrendel bepaalde inhoud zodat deze niet kan worden bewerkt of alleen kan worden bewerkt door specifieke mensen.

  1. Selecteer de cellen die u wilt beveiligen.

  2. Klik op Gegevens > Beveiligde bladen en bereiken.

  3. Klik op Rechten instellen.

  4. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als u wilt zorgen dat alleen bepaalde mensen de betreffende inhoud kunnen wijzigen, selecteert u Beperken wie dit bereik mag bewerken en selecteert u wie de cellen kan bewerken.
    • Als u een waarschuwing wilt weergeven om mensen hierop attent te maken voordat ze een wijziging doorvoeren, selecteert u Een waarschuwing weergeven wanneer dit bereik wordt bewerkt.
  5. Klik op Gereed.

Essentiële inhoud vergrendelen
2.2

Een Google Discussiegroep maken voor uw team

Als u via één e-mailadres e-mails naar uw hele team wilt sturen en gemakkelijker bestanden wilt delen, stelt u een e-maillijst in via Google Discussiegroepen.

Wanneer u nieuwe mensen aan uw discussiegroepen toevoegt, krijgen ze automatisch toegang tot content die u eerder met de desbetreffende discussiegroep heeft gedeeld. En als u iemand uit een discussiegroep verwijdert, heeft die persoon geen toegang meer tot content die u met de discussiegroep heeft gedeeld.

  1. Klik in Discussiegroepen op DISCUSSIEGROEP MAKEN.

  2. Geef een naam en e-mailadres voor de groep op.

  3. Selecteer E-maillijst als het groepstype.

  4. Specificeer wie onderwerpen mag bekijken, berichten mag plaatsen en kan deelnemen aan de groep door rollen toe te wijzen:

    • Lid: kan berichten plaatsen in de groep.
    • Beheerder: kan berichten plaatsen in de groep. Hij kan ook leden goedkeuren, toevoegen of verwijderen.
    • Eigenaar: kan leden toevoegen. De maker van de groep is standaard ook eigenaar, maar u kunt tevens andere eigenaren toevoegen.
  5. Klik op MAKEN.

  6. Klik op Mensen uitnodigen deel te nemen aan de groep.

  7. Geef e-mailadressen op van de mensen die u wilt uitnodigen voor de groep.

  8. Klik op Uitnodigingen verzenden.

Een Google Discussiegroep maken voor uw team
2.3

De spreadsheet delen met uw team

Deel vervolgens uw projectplanning met uw teamleden (of met de groep die u voor uw team heeft gemaakt).

Een bestand delen waarvan u de eigenaar bent of dat u kunt bewerken:

  1. Open het bestand dat u wilt delen.

  2. Klik op Delen.

  3. Geef afzonderlijke e-mailadressen op (of het adres voor de Google-discussiegroep van uw projectteam).

  4. Kies welke toegangsrechten u mensen wilt verlenen:

    • Mag bewerken: bijdragers kunnen content toevoegen en bewerken of opmerkingen toevoegen. Als u wilt dat teamleden de projectplanning zelf kunnen updaten, kiest u deze optie.
    • Mag reageren: bijdragers kunnen opmerkingen toevoegen, maar kunnen content niet bewerken.
    • Mag weergeven: mensen kunnen het bestand bekijken, maar het niet bewerken of opmerkingen toevoegen.
  5. (Optioneel) U kunt een notitie toevoegen om de projectplanning te beschrijven.

  6. Klik op Verzenden.

Iedereen met wie u het bestand heeft gedeeld, ontvangt een e-mail met een link naar het bestand. Als u uw teamleden bewerkingsrechten heeft gegeven, kunnen ze het volgende doen:

  • Inhoud toevoegen of updaten, zoals taken, eigenaren en deadlines.
  • Inhoud filteren om de specifieke inhoud te bekijken waarin ze zijn geïnteresseerd.
  • Opmerkingen toevoegen voor specifieke mensen.
  • De status van taken updaten.
  • Beschrijvende opmerkingen aan taken toevoegen.
De spreadsheet delen met uw team
2.4

Informatie indelen door te filteren

Wilt u alleen de taken bekijken die aan u zijn toegewezen of die op een bepaalde dag af moeten zijn? Maak een filterweergave. Sla deze op voor later gebruik of stuur een e-mail met een link naar de weergave naar een teamlid zodat hij snel kan zien wat belangrijk is.

  1. Selecteer Gegevens > Filterweergaven > Nieuwe filterweergave maken.
  2. Klik bovenaan naast Naam en geef een naam op voor de filterweergave.
  3. Klik op de pijlen in de kolomkoppen en selecteer opties om de gegevens te sorteren en te filteren.
  4. (Optioneel) Als u per e-mail een link naar de filterweergave wilt verzenden, kopieert u de URL en plakt u deze in een e-mail.
  5. Klik in de rechterbovenhoek op X om uw filterweergave te sluiten. Uw filterweergave wordt automatisch opgeslagen.
Informatie indelen door te filteren
2.5

Opmerkingen en gerichte feedback toevoegen

Als u feedback wilt over een bepaalde taak, een vraag heeft of een taak aan iemand wilt toewijzen, kunt u opmerkingen aan uw spreadsheet toevoegen.

  1. Selecteer de cel waaraan u een opmerking wilt toevoegen.

  2. Klik op Opmerking invoegen in Documenten.

  3. (Optioneel) Als u uw opmerking tot een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. Deze persoon ontvangt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.

  4. Typ uw opmerking in het vak.

  5. Klik op Invoegen.

Opmerkingen en gerichte feedback toevoegen
3

Meer doen met G Suite

G Suite is nog effectiever wanneer u de producten combineert en als pakket gebruikt. Hier ziet u een aantal handige manieren waarop u sneller kunt werken en beter kunt samenwerken aan uw projectplanning.

In dit gedeelte:

3.1

Uw projectplanning bijvoegen bij teamvergaderingen

Zorg ervoor dat iedereen vóór de vergadering over de nieuwste versie van de projectplanning beschikt: voeg uw projectplanning toe aan de vergaderingsuitnodiging in Google Agenda. Teamleden die bij u op locatie en extern werken, kunnen de planning in realtime bekijken en updaten. U kunt zelfs de eerste paar minuten van de vergadering statusupdates van iedereen verzamelen en de projectplanning meteen updaten.

Uw projectplanning toevoegen aan een Agenda-uitnodiging:

  1. Dubbelklik in Agenda op uw afspraak.

  2. Klik op Bijlage toevoegen.

  3. Kies de spreadsheet met uw projectplanning en klik op Selecteren.

  4. Klik op OPSLAAN.

Uw projectplanning bijvoegen bij teamvergaderingen
3.2

Projectplanningen presenteren in videogesprekken

Presenteer uw projectplanning tijdens teamvergaderingen zodat iedereen, ook teamleden die extern werken, over dezelfde informatie beschikt.

Uw projectplanning presenteren:

  1. Open uw projectplanning in Drive.

  2. Klik in de Hangouts op Scherm voor delen in Hangouts.

  3. Kies het venster met uw projectplanning als het venster dat u wilt delen.

Nu kunnen mensen uw spreadsheet volgen terwijl u presenteert en updates doorvoert. U kunt op elk gewenst moment stoppen met het delen van uw scherm door op Scherm voor delen in Hangouts te klikken.

Projectplanningen presenteren in videogesprekken
3.3

Projectplanningen insluiten op uw teamsite

Deel een centrale versie van uw projectplanning op uw teamwebsite. Updates in de spreadsheet worden automatisch weergegeven op uw website.

Uw projectplanning insluiten op uw teamsite:

  1. Open in Google Sites de pagina van uw website waarop u de spreadsheet wilt insluiten.

  2. Klik boven aan de pagina op Bewerken in Sites.

  3. Klik op Invoegen > Drive en selecteer Spreadsheet.

  4. Kies uw projectplanning en klik op Selecteren.

  5. Klik op OPSLAAN.

  6. Klik boven aan de pagina op Opslaan.

Projectplanningen insluiten op uw teamwebsite
3.4

Onderweg bekijken en bewerken

U kunt uw projectplanning ook via uw telefoon of tablet bekijken en bewerken als u niet aan uw bureau zit. Download hiervoor de Spreadsheets-app. Wijzigingen die u aanbrengt, worden automatisch gesynchroniseerd met internet en al uw andere apparaten. U bent dus altijd en overal up-to-date.

Op Android-apparaten:

  1. Tik op het Play Store-pictogram.
  2. Zoek en installeer de Google Spreadsheets-app.

Op iOS-apparaten:

  1. Tik op het App Store-pictogram.
  2. Zoek en installeer de Google Spreadsheets-app.
Onderweg bekijken en bewerken

Volgende stappen

Nu uitproberen

Maak een kopie van dit projectplanningssjabloon om Spreadsheets eens uit te proberen.

Spreadsheets-sjabloon openen

Meer training volgen

Ontdek meer manieren om beter samen te werken met Spreadsheets: bewerk Microsoft® Excel®-spreadsheets zonder Office te installeren, schakel naar eerdere versies van uw spreadsheet, bekijk uw werk terwijl u offline bent en meer.

Tips voor Spreadsheets bekijken