1

Beheer de e-mails en agenda van uw manager

Ongeacht of u nu iemands personal assistent bent of tijdelijk waarneemt voor uw manager: u kunt namens iemand anders Gmail-berichten beantwoorden of Agenda-afspraken inplannen of coördineren.

2

Organiseer teamevenementen, reisplanningen en meer

Moet u reizen of evenementen plannen voor uw collega's? Maak en verzend een enquête via Formulieren om informatie over vluchten en hotels te verzamelen of om een datum voor een evenement te prikken waarop iedereen kan. Maak vervolgens een mailinglijst in Discussiegroepen om belangrijke updates te delen met mensen die op zakenreis gaan of samen aan een evenement deelnemen.

3

Deel uw inbox automatisch in met filters

Maak filters om automatisch e-mail te verwijderen, met een ster te markeren of door te sturen en om labels toe te passen op relevante berichten die u ontvangt. Zo staat de inbox van uw manager misschien vol irrelevante berichten zoals geaccepteerde en geweigerde uitnodigingen voor evenementen. Stel een filter in om Gmail deze berichten automatisch te laten archiveren, zodat uw baas een opgeruimde inbox heeft en zich meteen op de belangrijkste berichten kan richten.

4

Haal verzonden berichten gemakkelijk terug

Heeft u een typefout in uw e-mail gemaakt? Bent u een ontvanger vergeten? Bent u van gedachten veranderd over het verzenden van een bericht? U kunt een zojuist verzonden bericht binnen 30 seconden terughalen door de functie 'Verzenden ongedaan maken' van Gmail in te schakelen.

5

Houd het overzicht over meerdere tijdzones

Als u samenwerkt met mensen over de hele wereld, moet u weten wanneer ze beschikbaar zijn in hun tijdzone. U moet ook zorgen dat uw managers en collega's geen belangrijke afspraken of vergaderingen missen vanwege tijdsverschillen wanneer ze op zakenreis zijn. Bekijk snel hoe laat het in andere landen is door wereldklokken aan uw agenda toe te voegen.

6

Bespaar tijd met vooraf geschreven antwoorden

Typt u regelmatig dezelfde berichten? Bent u op zoek naar een gemakkelijkere manier om belangrijke informatie te kopiëren zoals een routebeschrijving naar uw kantoor of de procedure om de software voor een videovergadering te installeren en te gebruiken? Gebruik de functie voor standaardantwoorden van Gmail om een antwoord op te slaan. Wanneer u nu namens uw manager e-mails naar nieuwe klanten stuurt, kunt u hetzelfde standaardantwoord gebruiken zodat u niet steeds dezelfde informatie hoeft te typen.

7

Beheer gemakkelijk meerdere handtekeningen

Wilt u verschillende handtekeningen gebruiken voor e-mail die u intern binnen uw bedrijf of extern naar klanten verstuurt? Met Gmail kunt u standaardantwoorden gebruiken om verschillende handtekeningen te maken waarmee u gemakkelijk meerdere handtekeningen kunt beheren. De volgende keer dat u een e-mail opstelt, kiest u het standaardantwoord met de handtekening die u wilt gebruiken.

8

Houd belangrijke taken op uw takenlijst bij

Houd overzicht en zie snel wat u het eerst moet doen met taken in Gmail of Agenda. U kunt e-mails gemakkelijk omzetten in taken en deadlines instellen die automatisch in uw agenda worden weergegeven.

9

Houd contact via Hangouts

Is uw baas niet op kantoor en moet u dringend overleggen? Gebruik Hangouts om overal en op elk apparaat meteen te chatten en snelle videovergaderingen te houden.

10

Voer met één klik veelgebruikte Gmail-zoekopdrachten uit

Voert u regelmatig dezelfde zoekopdracht uit om specifieke berichten in Gmail terug te vinden, zoals alle e-mails over een geplande afspraak of alle e-mails van uw baas? Met de Labs-functie Snelkoppelingen in Gmail kunt u uw zoekopdracht opslaan en later met één muisklik opnieuw uitvoeren.

11

Bereid iedereen voor op vergaderingen met afspraakbijlagen

Bereid uw baas en teamleden voor door hen de kans te geven voorafgaand aan vergaderingen relevante bestanden in te zien. Wanneer u een Agenda-uitnodiging verzendt, kunt u documenten, spreadsheets, presentaties, agenda's en meer bijvoegen. Zo is iedereen in het team op de hoogte en kunnen mensen tijdens de vergadering ideeën bijdragen. Houd uw baas en team voorafgaand aan een vergadering up-to-date door een agenda, notities of presentatiedia's bij te voegen. Nu kan iedereen vóór de vergadering relevante bestanden doornemen zodat ze zich kunnen voorbereiden.

12

Houd iedereen op de hoogte met teamaankondigingen

Wilt u een belangrijke aankondiging van uw manager naar het hele team sturen of iedereen op de hoogte houden van de activiteiten van uw bedrijf? Maak een mailinglijst voor uw team in Discussiegroepen. Gebruik dit groepsadres vervolgens in Gmail of Agenda om uw collega's op de hoogte te stellen van planningswijzigingen of andere belangrijke informatie.

13

Houd faciliteitsverzoeken bij met Sites

Zoekt u een efficiënte manier om faciliteitsverzoeken te coördineren? Gebruik Formulieren zodat teamleden verzoeken voor services kunnen doorgeven, bijvoorbeeld voor catering of onderhoud. Zet vervolgens een website op in Sites en sluit het formulier in zodat medewerkers hun faciliteitsverzoeken kunnen indienen op een vaste plaats waartoe ze overal en op elk apparaat toegang hebben. Wanneer iemand een formulier indient, wordt de reactie geregistreerd in Spreadsheets. U kunt zelfs e-mailmeldingen instellen voor nieuwe reacties zodat uw faciliteitsteam het verzoek zo snel mogelijk in behandeling kan nemen.

14

Stuur een dagelijkse agenda naar de inbox van uw manager

Help uw baas overzicht te houden door hem of haar een dagelijkse agenda te sturen voor een efficiënt begin van de dag. Bied uw manager een dagplanning om belangrijke geplande afspraken en vergaderingen bij te houden.

15

Open uw bestanden altijd en op elk apparaat

Heeft u namens uw baas toegang nodig tot een belangrijk bestand wanneer u niet op kantoor bent en geen e-mail heeft? Nadat u een bestand heeft opgeslagen in Drive, kunt u het altijd en op elk apparaat openen, delen en bewerken.

16

Houd updates voor bestanden en mappen in Drive bij

Wilt u wijzigingen en updates in uw documenten bekijken? Sla werkbestanden en -mappen op in Drive en deel ze onmiddellijk met uw baas en collega's. Wanneer iemand feedback en goedkeuringen toevoegt, laat Drive zien welke bestanden zijn gewijzigd, zodat iedereen op de hoogte blijft.

17

Werk gemakkelijk samen aan documenten met uw collega's

Heeft u feedback van uw manager of team nodig over een belangrijk document? Wilt u rechtstreeks met de mensen chatten die uw bestand controleren in plaats van steeds heen en weer te mailen? Maak en deel een document met iedereen en communiceer in realtime via Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Formulieren en Tekeningen.

18

Coördineer schema's en beschikbaarheid met teamagenda's

In grote teams is het lastig datums te plannen waarop iedereen beschikbaar is. Met Agenda kunt u de agenda's van uw teamleden over elkaar leggen om te bekijken wanneer iedereen beschikbaar is. U kunt zelfs meerdere teamagenda's maken om vergaderingen, trainingen, vakanties en meer bij te houden. Nu u weet wanneer mensen beschikbaar zijn, kunt u gemakkelijker teamvergaderingen of evenementen plannen.

19

Stel sneltoetsen in

Wilt u tijd besparen en sneller werken? Bekijk de sneltoetsen van Gmail en krijg meer gedaan met minder klikken.

20

Vind sneller wijzigingen in documenten terug

Als u met uw baas en collega's samenwerkt aan een document, kan het lastig zijn te bepalen wie wanneer welke wijzigingen heeft doorgevoerd. Gebruik de revisiegeschiedenis in Documenten om alle updates in uw document te bekijken. Als u de voorkeur geeft aan een eerdere versie, kunt u op elk gewenst moment eerdere versies terugzetten.