1

Volg en update projecttaken en werk hieraan samen

Het kan veel tijd kosten om een groot project op te zetten of meerdere projecten te organiseren met verschillende teamleden die over de hele wereld werken. Til uw projectplanning naar een hoger niveau door gemakkelijk taken toe te wijzen, de status bij te houden en voltooiingsdatums vast te leggen met Spreadsheets. U kunt zelfs Gantt-diagrammen en dynamische projectplanningen maken om uw projecten en de bijbehorende tijdlijn beter te visualiseren. Teamleden van over de hele wereld kunnen hun voortgang in realtime updaten zonder dat iedereen steeds zijn e-mail moet doorzoeken naar updates van anderen. Aangezien mensen toegang hebben tot dezelfde projectplanning en deze kunnen updaten, is het gemakkelijker om taken te verdelen en veranderende planningen te beheren.

2

Communiceer gemakkelijk met uw projectteam via één adres

Wanneer u samen aan een project werkt, moet u dezelfde informatie regelmatig en effectief kunnen delen met grote groepen mensen. Besteed minder tijd aan het e-mailen van afzonderlijke mensen door een e-maillijst voor uw projectteam te maken in Discussiegroepen. Nadat u uw team aan de groep heeft toegevoegd, kunt u statusupdates verzenden en bronnen met iedereen tegelijk delen.

3

Beheer project- of teamplanningen

Het kan een uitdaging zijn om meerdere projecten tegelijk bij te houden, vooral met veranderende taakomschrijvingen en deadlines. Met Agenda kunt u een agenda maken om de mijlpalen, deadlines en herinneringen voor elk project bij te houden. U kunt ook een gedeelde teamagenda maken zodat iedereen op de hoogte is van vergaderingen, trainingen, vakanties en meer. Zoekt u een gemakkelijke manier om een team te beheren dat over de hele wereld verspreid is en in verschillende tijdzones werkt? Leg de agenda's van uw teamleden over elkaar om te zien wanneer iedereen beschikbaar is.

4

Maak en beheer digitale bestanden op een veilige manier

Wanneer u samen met uw team een project opzet, moet u veilig bestanden en mappen op één locatie kunnen opslaan. Met Drive kunt u bestanden beheren en veilig opslaan, zoals documenten, afbeeldingen en video's. Drive wordt gesynchroniseerd met de cloud, zodat iedereen altijd toegang heeft tot de nieuwste versie van de content. Dankzij de functies voor delen en toegangsrechten kunt u eenvoudig en veilig samenwerken aan een project.

5

Organiseer uw e-mail en vind belangrijke berichten snel terug

Werkt u met verschillende teams aan meerdere projecten? Houd alle berichten overzichtelijk bij door uw inbox te organiseren. Gebruik sterren om bepaalde e-mails als belangrijk te markeren of laat de Prioriteitsinbox van Gmail uw berichten automatisch indelen en op prioriteit sorteren, zodat u zich het eerst op de belangrijkste e-mails kunt richten. Stel vervolgens filters en labels in voor specifieke projecten zodat u gemakkelijker e-mails kunt indelen, terugvinden en beantwoorden.

6

Maak boeiende presentaties

Overtuig uw team snel door uw ideeën te presenteren in Presentaties. Maak een aansprekende presentatie om een project te definiëren, taken te verdelen, belangrijke af te leveren producten vast te stellen en tijdlijnen te delen. Voeg visuele elementen zoals grafieken en diagrammen toe om het schema van uw project beter te visualiseren. Als u samenwerkt met een virtueel team, kunt u uw project delen en presenteren via Hangouts.

7

Voeg de projectinformatie van uw team samen op één website

Bouw een Sites-website om uw projectinformatie, updates, tijdlijnen, af te leveren producten, taken, agenda's en documenten op één plaats te bewaren. Nu beschikt uw team over één overzichtelijke plaats waar alle belangrijke informatie is opgeslagen en waartoe iedereen altijd en vanaf elk apparaat toegang heeft.

8

Maak en deel gemakkelijk documenten

Wanneer u een groot project of meerdere projecten beheert, heeft u een gemakkelijke manier nodig om documenten te maken en te delen met uw team. Maak met Documenten documenten voor de agenda's van teamvergaderingen, storyboard-editing en productvereisten. Wilt u brainstormen met uw team om ideeën te verzamelen voor een project? Maak een document dat als leeg canvas dient en waaraan iedereen suggesties kan toevoegen. Bewerk documenten samen in realtime, chat in bestanden en bekijk gerichte feedback met opmerkingen en suggesties. Het is niet nodig om meerdere versies te maken (en correct bij te houden): gebruik de revisiegeschiedenis om te zien wie wanneer welke wijzigingen heeft aangebracht. U kunt op elk gewenst moment eerdere versies terugzetten.

9

Organiseer videovergaderingen met iedereen in uw projectteam

Als u met een internationaal team werkt, is het belangrijk dat iedereen contact met elkaar kan onderhouden. Met Hangouts kunnen teamleden van over de hele wereld elkaar op elk gewenst moment gemakkelijk spreken, vanaf een computer of een mobiel apparaat. Doe mee aan een videovergadering om te brainstormen over de projecten van uw team, virtuele feedback te ontvangen over een taak of rechtstreeks projectupdates met elkaar te delen. Nu kan iedereen contact houden zonder te reizen (en reiskosten te maken) en beschikt u toch over de voordelen van persoonlijk contact.

10

Bereid teamleden voor op vergaderingen

Wilt u teamleden voorbereiden op projectvergaderingen? Bied hen de mogelijkheid relevante bestanden voorafgaand aan de vergadering door te nemen. Wanneer u een uitnodiging voor een vergadering via Agenda naar uw collega's stuurt, kunt u documenten, spreadsheets, presentaties, agenda's en meer als bijlage toevoegen aan de uitnodiging, zodat iedereen in het team is voorbereid en ideeën kan bijdragen.